Еще не так давно снабженцы добивались внимания отделов сбытапредприятий-производителей .
Технику, оборудование, строительные материалы и многое другое не покупали, а «доставали».
Стоит сравнить, как изменились отношения. Теперь снабженцы нарасхват, их называют уважительно Покупатель или Заказчик, их внимание дорого стоит.
Это хорошо знают компании, которые участвуют в торгово-промышленных выставках. Ведь затраты на подготовку к встрече с покупателями и заказчиками в рамках выставок стоит больших денег и еще больше средств тратится на ежедневное поддержание отношений с постоянными клиентами или завоевание новых. Ведь от их отношения к вашим товарам и услугам зависит ваше благополучие.
Однако в чем секрет привлекательности на выставке?
Традиционно подготовка к торгово-промышленной выставке у компаний-участников ограничивается проведением организационно-технологических работ: оформление организационных документов, согласование застройки арендуемых площадей, подготовка представительской продукции и прочим организационным формальностям, а на покупателей и заказчиков времени не хватило.
Если компания-участник рассчитывает в работе с посетителями его стенда только на усилия организатора, то это зря! В результате она получит только пустое ожидание, случайные встречи и бесконечное сетование, мол, на что столько денег потратили...
Примечание:Организаторы выставки ведут только общую рекламу выставки и, как правило, эта реклама не гарантирует посещения КАЖДОГО СТЕНДА В ОТДЕЛЬНОСТИ.
Секрет 1:Распределяйте силы.
40 % времени участника нужно уделять технологическим вопросами подготовки , 60% времени – отдавать работе по подготовке будущих встреч с покупателями и заказчиками.
Секрет 2.Работайте по плану и заранее.
Надо «лишь»:
- загодя сформулировать цели и задачи участия в выставке, определить методы, силы и средства, которыми они достигаются;
- вовремя составить список нужных посетителей и трижды – не менее! – пригласить их – каждого персонально;
- составить расписанный по минутам план-график работы на стенде специалистов своего предприятия и график посещений стенда приглашенными специалистами. В общем, нужен план работы с посетителями в рамках выставки – четкий и ясный. Выставка длится 16 часов, но готовиться к ней приходится заблаговременно.
Определенных критериев оформления плана нет, все зависит от стиля работы, но как вариант предлагаем вам следующий пример.
ПЛАН РАБОТЫ
с посетителями выставки
Срок |
Основные задачи |
Организационные вопросы |
За 6 месяцев |
1. Принятие решения об участии в выставке. 2. Составление концепции участия в выставке, в которой указываются: - цели участия (ЧТО ПОКАЗЫВАЕМ? КОМУ ПОКАЗЫВАЕМ? ЗАЧЕМ ПОКАЗЫВАЕМ? ЧТО ХОТИМ ПОЛУЧИТЬ В ИТОГЕ?); - методы и средства достижения целей |
Подача заявки на участие, оформление документов. Составление бюджета (сметы орг. расходов), определение подрядных организаций |
За 5 месяцев |
1. Составление календарного плана участия в выставке. 2. Подготовка базы данных по желательным посетителям стенда: - партнеры по бизнесу (действующие и потенциальные); - представители органов власти, отраслевых союзов, ассоциаций, СМИ |
1. Составление программы мероприятий на стенде и на дополнительных площадях, списков потенциальных посетителей стенда. |
За 2 месяца |
1. Подготовка писем – приглашений. 2. Первая рассылка приглашений. |
Составление реестра отправлений |
За 1 месяц |
1. Вторая рассылка писем- приглашений – писем за подписью руководителя компании 2. Подготовка пакета бизнес-предложений к выставке |
Определение кандидатур стендистов из числа работников компании или привлеченного персонала |
За 2 недели |
Обзвон адресатов приглашений, согласование времени посещения ими стенда |
Согласование графика посещений стенда в период работы выставки и расписания проведения переговоров |
За неделю |
1. Повторный обзвон приглашенных, окончательное согласование плана-графика переговоров на стенде. 2. Подготовка плана-графика работы специалистов компании на выставке с распределением полномочий, обязанностей и ответственности. |
Подготовка инструкций и инструктаж сотрудников |
Выставка |
Организация работы на стенде: - обеспечение дежурства менеджеров нужной квалификации; - управление потоками посетителей (встреча, регистрация, распределение, обеспечение начала переговоров); - заполнение бланков отчетности по каждому контакту; - проведение сопутствующих мероприятий (акции, конкурсы и пр.); - распространение рекламно-представительской продукции |
Обеспечение непрерывной работы стенда и проведения мероприятий |
Через 2 недели после выставки |
Обработка полученных запросов, предложений и других материалов, выполнение обязательств по досылке необходимых материалов, рассылка писем-благодарностей, подготовка отчета об участии в выставке для руководства компании и т.п. |
Обеспечение организации послевыставочной работы и контроля за ее выполнением. Внимание! Полезные контакты необходимо продолжить сразу после окончания выставки, т.к. эмоциональное состояние, благоприятствующее сделкам, недолговечно |